Как продумано организовать работу с электронной почтой

В наше время многие люди очень часто используют электронную почту, выполняя поставленные на работе задания. Действительно, это средство связи может быть весьма полезным, но в нем могут и таится опасности. Было проведено исследование, в котором выяснилось, что среднестатистический сотрудник (не руководитель или топ-менеджер) проверяет почтовый ящик до 40 раз в час, тратя на это практически 49 минут в день! А ведь это же время можно было посвятить выполнению прямых рабочих заданий или передохнуть, поиграв в онлайн игры на сайте http://www.free-game-club.com.

Что же можно предпринять, чтобы просмотр E-mail не отнимал настолько много драгоценного времени? Обратим внимание на несколько практических рекомендаций:

Не стоит начинать день с проверки почты. В начале рабочего дня, человек наиболее продуктивен, если электронные сообщения не имеют прямой взаимосвязи с вашими рабочими обязанностями – отложите их на потом

Установите время, отводимое ежедневно для проверки почты. Конечно, в зависимости от личных обстоятельств, время разных сотрудников может отличаться. Главное, чтобы вы могли его контролировать и эта деятельность не забирала время от более важного.

Смотрите почту лишь при условии, что можете сейчас уделить ей внимания.Письма станут рутиной, если их смотреть, когда не можете им уделить должное внимание. Будут накапливаться невыполненные дела, а с ними и стресс. Возьмите себе за правило: проверять почту лишь в том случае, если сейчас можете заняться ею.

Сразу принимайте решение в отношении полученного письма. Если сообщение содержит информацию, требующую от вас определенных действий – сразу сделайте это или, по крайней мере, запланируйте четкое время, когда займетесь этим. Если же письмо не несет в себе особой смысловой нагрузки и не представляет для вас особый интерес – удаляйте его без сожалений, не засоряя ни почтовый ящик, ни свою память.

Эти простые шаги помогут сделать электронную почту помощником в работе, а не помехой.