Профессиональный офис-менеджер – на вес золота

Офис менеджер – второй человек в офисе после генерального директора. От его работы зависит деятельность каждого отдела и их успешное сотрудничество между собой. Этот специалист координирует деятельность каждой офисной службы и заботится о материально-техническом снабжении отделов. Вот почему вакансия офис-менеджера на OLX.ua такая популярная. Что входит в обязанности этого сотрудника? Какое образование и черты характера требуется от него?

Обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер, по-сути, является связующим звеном между всеми службами компании: администраторами, курьерами, секретарями, водителями, обслуживающим персоналом. Он ведет деловую переписку с партнерами, принимает и распределяет звонки, встречает клиентов, занимается первичной бухгалтерией. Все организационные вопросы проходят через умелые руки офис-менеджера. Он организовывает деловые поездки руководства и других сотрудников, а также праздники и корпоративы. Взаимодействие с отделами чистоты, ремонта и обслуживания – тоже за офис менеджером. Кроме того, в иностранных компаниях в должностной инструкции этого специалиста числятся обязанности переводчика.

Требования к образованию

Иногда руководство компании ожидает, чтобы офис-менеджер имел профильное высшее образование, что помогло бы ему понимать суть работы офиса, разбираться в документации, ведении отчетности. Зачастую же отдается предпочтение тем кандидатам, которые получили диплом гуманитария, журналиста или экономиста.  На небольшой фирме достаточно иметь среднее специальное образование. А для работы в иностранной организации обязательным требованием является знание языка. Также офис-менеджеру нужно в совершенстве владеть ПК, разбираться в делопроизводстве и иметь начальный уровень познаний в области бухгалтерии.

Личностные качества

Поскольку офис-менеджер постоянно взаимодействует с сотрудниками из других отделов, ему нужно быть коммуникабельным человеком, умеющим договариваться с разными людьми и готовым идти на компромисс. Если возникают конфликтные или стрессовые ситуации, ему не обойтись без выдержки, терпения и тактичности. Для успешного общения с клиентами, а также при сотрудничестве с руководством компании понадобиться знание делового этикета. И поскольку офис-менеджер владеет огромным массивом информации, от него требуется собранность, добросовестность, пунктуальность, инициативность и умение самостоятельно принимать взвешенные решения.

Работа офис-менеджера – очень ответственная. Этот человек является центрально фигурой, вокруг которой выстраиваются другие отделы и службы компании. Поэтому, от того, насколько хорошо он выполняет свои обязанности, зависит эффективность работы остальных сотрудников.